ANRI Dorong Sinergi Penguatan Kearsipan: Arsip Jadi Cermin Martabat Pemerintahan di Kutai Timur

Bebaya.id, Kutai Timur – Arsip bukan sekadar tumpukan dokumen di ruang penyimpanan. Di dalamnya tersimpan rekam jejak kebijakan, bukti pertanggungjawaban publik, dan memori kolektif perjalanan pemerintahan. Hal itu ditegaskan oleh Direktur Kearsipan Daerah I Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Irwanto Eko Saputro, saat berkunjung ke Kabupaten Kutai Timur (Kutim) baru-baru ini.

Irwanto menegaskan, tata kelola arsip yang baik merupakan cerminan pemerintahan yang transparan dan akuntabel. Karena itu, pengelolaan kearsipan tidak dapat berdiri sendiri, melainkan membutuhkan kolaborasi lintas perangkat daerah agar pelaksanaannya berjalan serasi dan berkelanjutan.

“Tugas ini bukan tugas yang mudah. Diperlukan sinergi antara Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dengan perangkat daerah lain agar penyelenggaraan kearsipan bisa lebih baik,” ujar Irwanto.

Ia menambahkan, harapan ANRI sederhana namun fundamental setiap unit kerja di lingkungan Pemkab Kutim diharapkan mengelola arsip secara profesional. Arsip yang tertata rapi dan sahih akan memudahkan penelusuran akuntabilitas publik serta memperkuat kepercayaan masyarakat terhadap pemerintah daerah.

Tak hanya arsip administrasi, Irwanto juga menyoroti pentingnya penyelamatan arsip bernilai sejarah. Menurutnya, dokumen-dokumen tersebut merupakan identitas dan cermin perjalanan daerah yang harus dijaga agar generasi berikutnya tetap dapat mengakses informasi sejarah Kutim.

Ia mengapresiasi langkah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kutim yang telah menghimpun arsip daerah dan menampilkannya kepada publik melalui pameran foto sejarah perjalanan Kutim.

“Dengan melihat pameran ini, masyarakat tahu bahwa arsip-arsip bernilai guna yang dihasilkan Pemkab Kutim sudah diselamatkan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan,” ujarnya.

Terkait penyimpanan dokumen keuangan negara seperti APBD maupun APBN, Irwanto menjelaskan bahwa seluruh proses pengelolaan hingga pemusnahan arsip harus berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA).

“Dalam JRA sudah diatur berapa lama arsip disimpan di unit kerja, berapa lama di unit kearsipan, serta tindakan akhirnya apakah dimusnahkan atau diselamatkan,” jelasnya.

Berdasarkan ketentuan, masa retensi arsip dinamis minimal 10 tahun sebelum ditentukan nasib akhir dokumen tersebut, sesuai dengan Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis (SKKAD). Ia juga meluruskan bahwa untuk arsip bersifat semi-rahasia, akses informasi publik harus melalui Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID), bukan langsung ke lembaga kearsipan.

“Lembaga kearsipan berwenang melakukan pembinaan, sedangkan layanan informasi publik menjadi kewenangan PPID,” tegasnya.

Dalam kesempatan itu, Irwanto menyinggung tantangan klasik di daerah, yakni minimnya alokasi anggaran kearsipan. Ia menilai, hal ini kerap terjadi karena sebagian pimpinan daerah belum memahami peran strategis arsip dalam sistem pemerintahan.

“Sering kali pimpinan hanya melihat arsip sebagai hasil akhir. Padahal, untuk menghasilkan arsip yang bernilai guna, dibutuhkan pendampingan sejak awal hingga arsip tersebut dapat dimanfaatkan masyarakat,” tutupnya.

Pernyataan Irwanto menjadi pengingat penting bahwa arsip bukan hanya catatan masa lalu, melainkan penanda martabat pemerintahan. Di tangan pemerintah daerah yang memahami maknanya, arsip akan menjadi fondasi transparansi publik sekaligus warisan dokumenter bagi generasi mendatang.(Adv)